ระบบการจัดการ
บริษัท Siam Motor Alfa Bata จำกัด
บริษัท Siam Motor Alfa Bata จำกัด
ประวัติความเป็นมา
บริษัท Siam Motor Alfa Bata ตั้งอยู่ในจังหวัดชุมพร ซึ่งเป็นการร่วมทุนกันของพี่น้อง 3 คน เป็นบริษัทตัวแทนจำหน่ายรถจักรยานยนต์ยี่ห้อ HONDA และยังเป็นศูนย์บริการรับซ่อมรถจักรยานยนต์ของ HONDA รวมทั้งรถจักรยานยนต์ยี่ห้ออื่นๆ ด้วย ลักษณะของบริษัทจะจำหน่ายรถของ HONDA ทั้งจ่ายสดและจ่ายผ่อนส่งเป็นรายเดือน ซึ่งสำหรับลูกค้าที่ซื้อรถของทางบริษัทจะมีของสมนาคุณให้ เช่น ทองคำ โทรทัศน์ หม้อหุงข้าว พัดลม ร่ม ซึ่งทั้งหมดขึ้นอยู่กับโปรโมชั่นของทางบริษัทด้วย
ภารกิจหลักของบริษัท
1. บริการที่ดีมีคุณภาพให้กับลูกค้าให้เป็นที่พึงพอใจ
2. จัดจำหน่ายสินค้าด้วยราคาที่ยุติธรรม
1. บริการที่ดีมีคุณภาพให้กับลูกค้าให้เป็นที่พึงพอใจ
2. จัดจำหน่ายสินค้าด้วยราคาที่ยุติธรรม
3.ซ่อมแซมและตรวจเช็คสินค้าที่ลูกค้านำมาซ่อมให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
วัตถุประสงค์ของบริษัท
1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น
2. เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท
3. เพื่อการผลิตสินค้าให้ได้มาตรฐาน
4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน
5. เพื่อลดต้นทุนในการผลิต
2. เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท
3. เพื่อการผลิตสินค้าให้ได้มาตรฐาน
4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน
5. เพื่อลดต้นทุนในการผลิต
เป้าหมายของบริษัท
เพื่อสร้างผลกำไรสูงสุด
เพื่อสร้างผลกำไรสูงสุด
ประธานบริษัท
มีหน้าที่ในการกำหนดนโยบายการบริหารงานของบริษัทเพื่อให้การดำเนินงานภายในบริษัทเป็นไปอย่างคล่องตัวมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งสามารถตรวจสอบผลการปฏิบัติงานและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นของแต่ละฝ่ายได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ตลอดจนประเมินผลงานของฝ่ายต่าง ๆ
ปัญหาระบบการทำงานเดิม
1. ระบบการทำงานของบริษัทจะใช้กระดาษเป็นเอกสารสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณในการสั่งซื้อกระดาษ แฟ้มจัดเก็บเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร รวมทั้ง
สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ2. เอกสารสามารถเกิดความเสียหายได้ง่ายเช่น โดนหนูหรือแมลงกัด โดนน้ำหรือความชื้นและสูญหายได้ง่าย
3. ในกรณีที่ลุกค้าไม่นำเงินมาผ่อนส่งภายใน 3 เดือน พนักงานจะต้องนำเอกสารออกมา
ตรวจสอบเพื่อทำการส่งเอกสารแจ้งเตือน ซึ่งทำให้ล่าช้าและเสียเวลาต่อการค้นหาข้อมูล
4. การสั่งซื้อสินค้าจากบริษัทแม่ หรือหากมีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าจะกระทำโดยการส่งจดหมายทำให้ข้อมูลที่ส่งถึงล่าช้า
5. การตรวจสอบสินค้าในคลังสินค้า เมื่อมีการรับสินค้าเข้ามาหรือขายสินค้าออกไปเกิดความยุ่งยากเสียเวลา เนื่องจากต้องค้นหาจากแฟ้มเอกสาร
1. ระบบการทำงานของบริษัทจะใช้กระดาษเป็นเอกสารสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณในการสั่งซื้อกระดาษ แฟ้มจัดเก็บเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร รวมทั้ง
สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ2. เอกสารสามารถเกิดความเสียหายได้ง่ายเช่น โดนหนูหรือแมลงกัด โดนน้ำหรือความชื้นและสูญหายได้ง่าย
3. ในกรณีที่ลุกค้าไม่นำเงินมาผ่อนส่งภายใน 3 เดือน พนักงานจะต้องนำเอกสารออกมา
ตรวจสอบเพื่อทำการส่งเอกสารแจ้งเตือน ซึ่งทำให้ล่าช้าและเสียเวลาต่อการค้นหาข้อมูล
4. การสั่งซื้อสินค้าจากบริษัทแม่ หรือหากมีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าจะกระทำโดยการส่งจดหมายทำให้ข้อมูลที่ส่งถึงล่าช้า
5. การตรวจสอบสินค้าในคลังสินค้า เมื่อมีการรับสินค้าเข้ามาหรือขายสินค้าออกไปเกิดความยุ่งยากเสียเวลา เนื่องจากต้องค้นหาจากแฟ้มเอกสาร
วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่
ซึ่งจะเป็นการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นตัวช่วยในการจัดการแก้ไขปัญหาในระบบการทำงานเดิม ซึ่งมีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.เพื่อการให้บริการที่สะดวกทั่วถึงและรวดเร็ว
2.เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ จัดเก็บ ค้นหาข้อมูลและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3. เพื่อแก้ไขปัญหาด้านการจัดการคลังสินค้า
4.เพื่อประหยัดงบประมาณในส่วนที่ฟุ่มเฟือย
5.เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้องชัดเจนมากยิ่งขึ้น และเชื่อถือได้
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่มีความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
2. เกิดความผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
3. สามารถจัดการข้อมูลในแต่ละหน่วยงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
5. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท
1. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่มีความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
2. เกิดความผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
3. สามารถจัดการข้อมูลในแต่ละหน่วยงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
5. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท
1.ระบบงานขาย
……….มีหน้าที่ในการให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า เพื่อเป็นทางเลือกในการตัดสินใจให้กับลูกค้า และจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้ารวมทั้งอะไหล่รถจักรยานยนต์ โดยจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขาย ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสขาย - รายละเอียดของสินค้า
……….มีหน้าที่ในการให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า เพื่อเป็นทางเลือกในการตัดสินใจให้กับลูกค้า และจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้ารวมทั้งอะไหล่รถจักรยานยนต์ โดยจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขาย ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสขาย - รายละเอียดของสินค้า
- รหัสผู้ซื้อ - ราคาสินค้า
- ชื่อผู้ซื้อ - วันเดือนปีที่ขาย
- ที่อยู่ - ชื่อพนักงานขาย
- เบอร์โทรศัพท์
2. ระบบงานบัญชี
……….มีหน้าที่ในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ ซึ่งเอกสารที่ใช้มีส่วนประกอบต่างๆดังนี้
- วันเดือนปีที่รับเงิน
- รหัสผู้ซื้อ
- จำนวนเงิน
- ยอดที่ค้างชำระ
- จำนวนงวดคงเหลือ
- ผู้รับเงิน
3.ระบบซ่อมบำรุง / ให้บริการ
……….มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมรถจักรยานยนต์ให้แก่ลูกค้า และตรวจเช็คสภาพรถโดยเอกสารที่ใช้ประกอบไปด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- ชื่อลูกค้า
- รายละเอียดของการซ่อม
- ค่าบริการ/อะไหล่
- ยอดชำระเงิน
- ผู้ให้บริการ
4.ระบบคลังสินค้า
……….มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสสินค้า
- ชื่อสินค้า
- รายละเอียดของสินค้า
- ชื่อผู้ซื้อ - วันเดือนปีที่ขาย
- ที่อยู่ - ชื่อพนักงานขาย
- เบอร์โทรศัพท์
2. ระบบงานบัญชี
……….มีหน้าที่ในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ ซึ่งเอกสารที่ใช้มีส่วนประกอบต่างๆดังนี้
- วันเดือนปีที่รับเงิน
- รหัสผู้ซื้อ
- จำนวนเงิน
- ยอดที่ค้างชำระ
- จำนวนงวดคงเหลือ
- ผู้รับเงิน
3.ระบบซ่อมบำรุง / ให้บริการ
……….มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมรถจักรยานยนต์ให้แก่ลูกค้า และตรวจเช็คสภาพรถโดยเอกสารที่ใช้ประกอบไปด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- ชื่อลูกค้า
- รายละเอียดของการซ่อม
- ค่าบริการ/อะไหล่
- ยอดชำระเงิน
- ผู้ให้บริการ
4.ระบบคลังสินค้า
……….มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสสินค้า
- ชื่อสินค้า
- รายละเอียดของสินค้า
- ราคาของสินค้า
- จำนวนของสินค้า
- จำนวนของสินค้า
ข้อดีของการปรับปรุงระบบใหม่
1.ระบบงานขาย
• ทำให้ทราบรายละเอียดของการขายในแต่ละวัน
• สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าตัวใดที่ถูกขาย และเหลือจำนวน สินค้าเท่าไหร่
• ทำให้มีข้อผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
• สามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบบัญชี
• สามารถจัดสรรด้านการเงินได้อย่างมีระบบ
• ทำให้ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินของลูกค้าได้ง่ายขึ้น
• มีความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลการเงิน
3.ระบบซ่อมบำรุง / ให้บริการ
• ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ
• สามารถตรวจสอบข้อมูลในภายหลังได้
• ทำให้การบริการลูกค้ามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4.ระบบคลังสินค้า
• ทำให้ทราบรายละเอียดและจำนวนของสินค้าในคลังสินค้า
• ทำให้การขายสินค้ามีความสะดวกยิ่งขึ้น
• ทำให้ง่ายต่อการค้นหาสินค้าในคลังสินค้า
ปัญหาที่พบในการดำเนินงานของแต่ละส่วนงาน
แผนกขาย
หน้าที่ของแผนกขาย
มีหน้าที่ในการให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า เพื่อเป็นทางเลือกในการตัดสินใจให้กับลูกค้า และจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้ารวมทั้งอะไหล่รถจักรยานยนต์ โดยจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขาย
1.ระบบงานขาย
• ทำให้ทราบรายละเอียดของการขายในแต่ละวัน
• สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าตัวใดที่ถูกขาย และเหลือจำนวน สินค้าเท่าไหร่
• ทำให้มีข้อผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
• สามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบบัญชี
• สามารถจัดสรรด้านการเงินได้อย่างมีระบบ
• ทำให้ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินของลูกค้าได้ง่ายขึ้น
• มีความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลการเงิน
3.ระบบซ่อมบำรุง / ให้บริการ
• ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ
• สามารถตรวจสอบข้อมูลในภายหลังได้
• ทำให้การบริการลูกค้ามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4.ระบบคลังสินค้า
• ทำให้ทราบรายละเอียดและจำนวนของสินค้าในคลังสินค้า
• ทำให้การขายสินค้ามีความสะดวกยิ่งขึ้น
• ทำให้ง่ายต่อการค้นหาสินค้าในคลังสินค้า
ปัญหาที่พบในการดำเนินงานของแต่ละส่วนงาน
แผนกขาย
หน้าที่ของแผนกขาย
มีหน้าที่ในการให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า เพื่อเป็นทางเลือกในการตัดสินใจให้กับลูกค้า และจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้ารวมทั้งอะไหล่รถจักรยานยนต์ โดยจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขาย
ปัญหาของแผนกขาย
1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้
1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า
1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
1.3 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน
6. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ
1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้
1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า
1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
1.3 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน
6. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ
แผนกบัญชี
หน้าที่ของแผนกบัญชี
……….มีหน้าที่ในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย
7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป
หน้าที่ของแผนกบัญชี
……….มีหน้าที่ในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย
7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป
แผนกซ่อมบำรุง /
ให้บริการ
หน้าที่ของแผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
……….มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมรถจักรยานยนต์ให้แก่ลูกค้า และตรวจเช็คสภาพรถ
ปัญหาของแผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
1.มีปัญหาเรื่องการวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด
2.ขาดความรู้ความสามารถในการบริการ
3.ขาดการดูและบำรุงรักษาเครื่องมือที่ใช้ในงานซ่อม
4.ซ่อมรถไม่เสร็จตามเวลานัดหมาย
5.ขาดการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงานด้วยกัน
หน้าที่ของแผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
……….มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมรถจักรยานยนต์ให้แก่ลูกค้า และตรวจเช็คสภาพรถ
ปัญหาของแผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
1.มีปัญหาเรื่องการวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด
2.ขาดความรู้ความสามารถในการบริการ
3.ขาดการดูและบำรุงรักษาเครื่องมือที่ใช้ในงานซ่อม
4.ซ่อมรถไม่เสร็จตามเวลานัดหมาย
5.ขาดการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงานด้วยกัน
แผนกคลังสินค้า
หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. จัดหาอะไหล่ไม่ตรงกับที่ฝ่ายบริการต้องการใช้ในการซ่อม
2. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
4. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร
5. การสต็อกอะไหล่ไม่เพียงพอ
หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. จัดหาอะไหล่ไม่ตรงกับที่ฝ่ายบริการต้องการใช้ในการซ่อม
2. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
4. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร
5. การสต็อกอะไหล่ไม่เพียงพอ
ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างแผนกงานขายกับแผนกงานบัญชี
1. หากแผนกขายไม่นำเอกสารสั่งซื้อสินค้ามาส่งให้แก่แผนกบัญชี แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2. หากแผนกขายทำเอกสารการชำระเงินของลูกค้าหาย แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
3.หากแผนกขายได้ขายสินค้าไป โดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินของบริษัทไม่เท่ากัน
ปัญหาระหว่างแผนกงานขายกับแผนกคลังสินค้า
1. หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่
2. หากแผนกขายขายสินค้าไปโดยไม่แจ้งแผนกคลังสินค้าๆก็จะไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่ ทำให้เสียเวลาในการตรวจนับใหม่
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกซ่อมบำรุง อุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปเบิกแผนกคลังสินค้า ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามารถหาซื้อได้ และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆ กินเวลาพอสมควร
ปัญหาระหว่างแผนกงานขายกับแผนกงานบัญชี
1. หากแผนกขายไม่นำเอกสารสั่งซื้อสินค้ามาส่งให้แก่แผนกบัญชี แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2. หากแผนกขายทำเอกสารการชำระเงินของลูกค้าหาย แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
3.หากแผนกขายได้ขายสินค้าไป โดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินของบริษัทไม่เท่ากัน
ปัญหาระหว่างแผนกงานขายกับแผนกคลังสินค้า
1. หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่
2. หากแผนกขายขายสินค้าไปโดยไม่แจ้งแผนกคลังสินค้าๆก็จะไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่ ทำให้เสียเวลาในการตรวจนับใหม่
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกซ่อมบำรุง อุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปเบิกแผนกคลังสินค้า ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามารถหาซื้อได้ และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆ กินเวลาพอสมควร
ขอบเขตของการพัฒนาระบบ
1. ระบบงานขาย
2. ระบบงานบัญชี
3. ระบบซ่อมบำรุง/ให้บริการ
1. ระบบงานขาย
2. ระบบงานบัญชี
3. ระบบซ่อมบำรุง/ให้บริการ
4. ระบบคลังสินค้า
ตารางแสดงรายการ การทำงาน
(Functions) หรือกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร
หน้าที่
|
หน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
|
ระบบสารสนเทศ
|
1.ขาย
|
1.ลูกค้า
|
1.ระบบการเงิน
|
2.บัญชี
|
2.สินค้า
|
2.ระบบคลังสินค้า
|
3.ซ่อมบำรุง
|
3.อุปกรณ์
|
3.ระบบจัดเก็บเอกสาร
|
4.คลังสินค้า
|
4.บัญชีการเงิน
|
4.ระบบขนส่ง
|
5.ใบสั่งสินค้า
|
5.ระบบจัดซื้อสินค้า
|
|
6.ใบสั่งซื้อสินค้า
|
6.ระบบตรวจสอบสินค้า
|
|
7.ใบรับสินค้า
|
7.ระบบจัดเก็บอุปกรณ์
|
|
8.ใบจ่ายเงิน
|
8.ระบบส่งเสริมการขาย
|
|
9.ใบเส็จรับเงิน
|
9.ระบบสินเชื่อ
|
|
10.ใบตรวจเช็คสินค้า
|
||
11. ใบเบิกอุปกรณ์
|
||
12.ใบข้อมูลลูกค้า
|
||
13.ใบประวัติลูกค้า
|
||
14.ใบข้อมูลสินค้า
|
||
15.พนักงานขาย
|
||
16.ผู้จัดจำหน่าย
|
||
17.พนักงานบัญชี
|
||
18.พนักงานคลังสินค้า
|
||
19.พนักงานซ่อมบำรุง
|
แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท
แผนกขาย
|
||
จำหน่ายสินค้า
|
||
เก็บข้อมูลของลูกค้า
|
||
ให้ข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า
|
||
เก็บข้อมูลการสั่งซื้อ
|
||
แผนกบัญชี
|
||
จัดเก็บเงินค่าสินค้า
|
||
จัดทำบัญชีของบริษัท
|
||
ทำรายงานการเงิน
|
||
แผนกคลังสินค้า
|
||
ตรวจสอบสินค้า
|
||
รับข้อมูลการสั่งสินค้า
|
||
จัดซื้อวัตถุดิบ ชิ้นส่วนอุปกรณ์
|
||
สั่งสินค้าไปยังแผนกที่ต้องการ
|
||
แผนกซ่อมบำรุง
|
||
ดูแลรับผิดชอบเครื่องมือต่างๆ
|
||
วางแผนการพัฒนาบุคลากรในฝ่ายซ่อมบำรุง
|
||
ซ่อมบำรุงรถลูกค้า
|
||
ตารางความสำพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน้าข้อมูลที่ถูกต้อง
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ขั้นตอนที่ 1
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
โครงการทั้ง 3 ที่สามารถค้าหามาได้ มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกันดังนี้
§ โครงการส่งเสริมการขาย
โครงการทั้ง 3 ที่สามารถค้าหามาได้ มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกันดังนี้
§ โครงการส่งเสริมการขาย
มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความเชื่อมั่น และกระตุ้นการตลาด
มุ่งสู่ผู้บริโภค และเป็นการสนับสนุนให้เกิดแรงจูงใจในการซื้อสินค้ากับทางบริษัท
§ โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ
§ โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ
มีวัตถุประสงค์เพื่อลดขั้นตอนในการคำนวณค่างวดและค่าติดตามการค้างชำระค่างวด
สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าแบบเงินผ่อน ก็จะมีการป้อนข้อมูลต่าง ๆ เช่น เงินดาวน์
ยอดเงินคงเหลือที่ยังค้างชำระทั้งหมด เงินที่จะต้องผ่อนส่งในแต่ละเดือน
ดอกเบี้ยที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือน จำนวนเดือนที่ต้องผ่อนส่ง เป็นต้น
§ โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บสินค้า
รวมทั้งสะดวกต่อการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลัง ว่าสินค้าประเภทไหน
เหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้า
เพื่อไม่ให้เกิดภาวะขาดแคลนสินค้า ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบ
เมื่อมีลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้าและไม่ได้รับสินค้าที่ต้องการกลับไป
อาจจะทำให้ความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจของบริษัทลดลง
เมื่อพิจารณาโครงการทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนให้ประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตารางดังต่อไปนี้
เมื่อพิจารณาโครงการทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนให้ประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตารางดังต่อไปนี้
ตารางการเปรียบเทียบ
วัตถุประสงค์
|
โครงการ
ส่งเสริมการขาย |
โครงการพัฒนา
ระบบสินเชื่อ |
โครงการพัฒนา
ระบบตรวจเช็คสินค้า |
1.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้า
|
/
|
-
|
-
|
2.เพื่อขยายกิจการ
|
/
|
-
|
/
|
3.เพื่อเพิ่มความเชื่อถือของบริษัท
|
/
|
/
|
-
|
4.เพื่อเพิ่มรายได้ให้แก่บริษัท
|
/
|
/
|
-
|
เลือกโครงการที่เหมาะสม
จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าโครงการส่งเสริมการขายตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงทั้ง 3 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ดังจะแสดงรายละเอียดในตารางดังต่อไปนี้
ตารางเมตริกซ์
Information System-to-Objectives
Information System-to-Objectives
จากการพิจารณาโครงการทั้ง
4 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการและผลประโยชน์
พบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และผลประโยชน์มากที่สุดคือ “โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ” รองลงมาคือ
โครงการส่งเสริมการขาย แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท
ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนในส่วนนี้ได้
และปฎิเสธ (Reject) โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า
เนื่องจากโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อที่มีความสำคัญต่อผลประโยชน์ในอนาคตของบริษัทได้มากกว่าระบบทั้ง
2 ระบบ
การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน
โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบการขาย ระบบงานคลังสินค้า
ระบบบัญชี ระบบซ่อมบำรุงโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก
1.ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
3.จัดตั้งทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง
2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
3.จัดตั้งทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง
ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged
Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขการพิจารณา
|
การจัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
|
||
ซอฟต์แวร์1
|
ซอฟต์แวร์2
|
ซอฟต์แวร์3
|
||
ความต้องการในระบบตาม
TOR:
|
||||
1.
|
หน้าที่การทำงาน
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
2.
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลัก
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลัก
|
ไม่สามารถปรับแต่งได้
|
เงื่อนไข
|
||||
1.
|
ต้นทุน
รวมค่าบำรุงรักษาระบบ
|
350,000บาท
|
250,000บาท
|
300,000บาท
|
2.
|
การบริการหลังการขายชุดซอฟต์แวร์ของผู้ขาย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและเรียนรู้ด้วยตัวเอง
|
3.
|
คู่มือการประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทางโทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
4.
|
ระยะเวลาการส่งมอบระบบ
|
30วัน
|
30วัน
|
31วัน
|
การประเมินแนวทางเลือกที่
1
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 3 ระดับ ดังนี้
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 3 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์
เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมิน
โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขการพิจารณา
|
การจัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำเร็จรูป(Packaged Software)
|
||
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบกานให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม12)
|
|||
ซอฟต์แวร์1
|
ซอฟต์แวร์2
|
ซอฟต์แวร์3
|
||
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
3
|
3
|
4
|
|
โปรแกรมเมอร์1
|
2
|
4
|
3
|
|
โปรแกรมเมอร์2
|
3
|
3
|
4
|
|
รวม
|
8
|
10
|
11
|
|
คิดเป็นเปอร์เซนต์
|
66.67%
|
83.33%
|
91.66%
|
|
เกณฑ์ที่ได้
|
พอใช้
|
ดี
|
ดีมาก
|
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่
1
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ 2 มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ 2 มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขการพิจารณา
|
การจัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
|
||
เงื่อนไขการพิจารณา
|
บริษัทซอฟต์แวร์ กรุ๊ป จำกัด
|
บริษัทซอฟต์แวร์
|
บริษัทซอฟต์แวร์
อินเตอร์เนชั่น จำกัด
|
|
ความต้องการในระบบตาม
TOR:
|
||||
1.
|
หน้าที่การทำงาน
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
2.
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลัก
|
ไม่สามารถปรับแต่งได้
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลัก
|
เงื่อนไข
|
||||
1.
|
ต้นทุน รวมค่าบำรุงรักษาระบบ
|
350,000บาท
|
400,000บาท
|
500,000บาท
|
2.
|
การบริการหลังการขายชุดซอฟต์แวร์ของผู้ขาย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและเรียนรู้ด้วยตัวเอง
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
3.
|
คู่มือการประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทางโทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
4.
|
ระยะเวลาการส่งมอบระบบ
|
1เดือน
|
3เดือน
|
2เดือน
|
5.
|
ความเชื่อถือได้ของบริษัท
|
เปิดทำการมาแล้ว
7 ปี
|
เปิดทำการมาแล้ว
2 ปี
|
เปิดทำการมาแล้ว
5 ปี
|
การประเมินแนวทางเลือกที่
2
ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบกานให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม12)
|
||
บริษัทซอฟต์แวร์ กรุ๊ป จำกัด
|
บริษัทซอฟต์แวร์
|
บริษัทซอฟต์แวร์
อินเตอร์เนชั่น จำกัด
|
|
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
4
|
2
|
4
|
โปรแกรมเมอร์1
|
3
|
2
|
3
|
โปรแกรมเมอร์2
|
4
|
2
|
3
|
รวม
|
11
|
6
|
10
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
91.66%
|
50%
|
83.33%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดีมาก
|
พอใช้
|
ดี
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่
2
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกบริษัทซอฟท์แวร์กรุ๊ป จำกัด
จำกัด เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกบริษัทซอฟท์แวร์กรุ๊ป จำกัด
จำกัด เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขการพิจารณา
|
การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
|
ความต้องการในระบบตาม
TOR:
|
||
1.
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้เอง
|
2.
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งระบบได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน
และสามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้
|
เงื่อนไข
|
||
1.
|
ต้นทุน
รวมค่าบำรุงระบบ
|
240,000 บาท
|
2.
|
การบริการหลังการติดตั้งแล้วเสร็จ
|
สามารถให้การฝึกอบรมผู้ใช้งานได้รวมถึงการบำรุงรับษาได้ตลอดการใช้งาน
|
3.
|
คู้มือประกอบการใช้งาน
|
มีการจัดทำคู่มือประกอบการใช้งาน
|
4.
|
ระยะเวลาการส่งมอบระบบ
|
4 เดือน
|
5.
|
ขีดความสามารถของพนักงาน
|
ทีมงานทั้ง 3
คนมีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบเองได้
โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่แล้ว
|
การประเมินแนวทางเลือกที่3
ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ
ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่
3
ทางทีมงานได้พิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำเนินกิจการจำนวนทั้งสิ้น 4 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 240,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด เป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ทางทีมงานได้พิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำเนินกิจการจำนวนทั้งสิ้น 4 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 240,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด เป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ
|
แนวทางเลือกทั้งสามทาง
|
|||||
เงื่อนไขการพิจารณา
|
การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
|
การว่าจ้างบริษัทซอฟต์แวร์กรุ๊ป
จำกัดเพื่อพัฒนาระบบ
|
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
|
||||
ความต้องการในระบบตาม
TOR:
|
|||||||
1.
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้
จัดทำไว้
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
|
|||
2.
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลักขององค์กร
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลักขององค์กร
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานและสามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้
|
|||
เงื่อนไข
|
|||||||
1.
|
ต้นทุน
รวมค่าบำรุงรักษาระบบ
|
270,000บาท
|
350,000บาท
|
240,000บาท
|
|||
2.
|
การบริการหลังการขายติดตั้งแล้วเสร็จ
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน1วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ฝึกอบรมแก่ผู้ใช้งาน
รวมถึงการบำรุงรักษาระบบได้ตลอดการใช้งาน
|
|||
3.
|
คู่มือการประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทางโทรศัพท์
|
จัดทำคู่มือประกอบการใช้
งาน
|
|||
4.
|
ระยะเวลาการส่งมอบระบบ
|
1เดือน
|
1เดือน
|
4เดือน
|
|||
ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสาม
หัวหน้าทีมงาน
(นักวิเคราะห์ระบบ) ได้ทำการเปรียบเทียบและให้ข้อเสนอแนะทั้งสามทาง
เพื่อเป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ
ก่อนที่จะนำเสนอแนวทางเลือกในการพัฒนาระบบการจัดการทางการตลาด
โดยมีข้อเสนอแนะดังนี้
แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด รวมทั้งประหยัดเวลาในการติดตั้งด้วย
ข้อเสีย ราคาค่อนข้างสูงเมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเอง เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 350,000 บาท อีกทั้งทีมงานจำเป็นต้องเรียนรู้ในรายละเอียดทั้งหมด ทำให้ต้องใช้ระยะเวลาประมาณ 30 วัน ส่วนการปรับปรุงและแก้ไขเพิ่มเติมไม่กระทบโครงสร้างหลักของระบบ หากมีการแก้ไขปรับปรุงเพิ่มในอนาคตจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นต่างหาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการจัดทำข้อตกลงในสัญญา
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด รวมทั้งประหยัดเวลาในการติดตั้งด้วย
ข้อเสีย ราคาค่อนข้างสูงเมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเอง เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 350,000 บาท อีกทั้งทีมงานจำเป็นต้องเรียนรู้ในรายละเอียดทั้งหมด ทำให้ต้องใช้ระยะเวลาประมาณ 30 วัน ส่วนการปรับปรุงและแก้ไขเพิ่มเติมไม่กระทบโครงสร้างหลักของระบบ หากมีการแก้ไขปรับปรุงเพิ่มในอนาคตจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นต่างหาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการจัดทำข้อตกลงในสัญญา
แนวทางเลือกที่ 2 การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขได้ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาระบบ
ข้อเสีย ทีมงานต้องจัดทำ TOR ให้ครบถ้วนสมบรูณ์ที่สุด เพื่อป้องกันการเข้าใจไม่ตรงตามข้อกำหนด ซึ่งการว่าจ้าง Outsourcing มีค่าใช้จ่ายสูงสุดเมื่อเปรียบเทียบกับราคาทั้งสามแนวทาง อีกทั้งข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทอาจถูกเปิดเผยได้
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขได้ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาระบบ
ข้อเสีย ทีมงานต้องจัดทำ TOR ให้ครบถ้วนสมบรูณ์ที่สุด เพื่อป้องกันการเข้าใจไม่ตรงตามข้อกำหนด ซึ่งการว่าจ้าง Outsourcing มีค่าใช้จ่ายสูงสุดเมื่อเปรียบเทียบกับราคาทั้งสามแนวทาง อีกทั้งข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทอาจถูกเปิดเผยได้
แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House
Development)
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขระบบได้ตลอดเวลาตามต้องการ รวมถึงค่าใช้จ่ายต่ำสุดเมื่อเปรียบเทียบทั้งสามแนวทางเป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 240,000 บาท นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานกับผู้ใช้งาน
ข้อเสีย มีระยะเวลาในการดำเนินการมากที่สุดประมาณ 4 เดือน และหากมีงานอื่นที่ต้องทำในระหว่างการพัฒนาระบบ ก็จะทำให้ระยะเวลายืดเยื้อไปอีกจึงจำเป็นต้องมีแผนการรองรับในเรื่องนี้ด้วย
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขระบบได้ตลอดเวลาตามต้องการ รวมถึงค่าใช้จ่ายต่ำสุดเมื่อเปรียบเทียบทั้งสามแนวทางเป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 240,000 บาท นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานกับผู้ใช้งาน
ข้อเสีย มีระยะเวลาในการดำเนินการมากที่สุดประมาณ 4 เดือน และหากมีงานอื่นที่ต้องทำในระหว่างการพัฒนาระบบ ก็จะทำให้ระยะเวลายืดเยื้อไปอีกจึงจำเป็นต้องมีแผนการรองรับในเรื่องนี้ด้วย
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบกานให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม12)
|
||
การจัดซื้อซอฟต์แวร์
สำเร็จรูป 2
|
การว่าจ้างบริษัทซอฟต์แวร์กรุ๊ป
จำกัด เพื่อพัฒนาระบบ
|
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
|
|
หัวหน้าทีมผู้บริหาร
|
3
|
3
|
4
|
ทีมงานผู้บริหาร1
|
3
|
3
|
4
|
ทีมงานผู้บริหาร1
|
3
|
2
|
4
|
รวม
|
9
|
8
|
12
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
75%
|
66.67%
|
100%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดี
|
พอใช้
|
ดีมาก
|
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบการจัดการทางการตลาด มีดังต่อไปนี้
1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
3. ประมาณการใช้งบประมาณ
4. ประมาณระยะเวลาการดำเนินงาน
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบการจัดการทางการตลาด มีดังต่อไปนี้
1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
3. ประมาณการใช้งบประมาณ
4. ประมาณระยะเวลาการดำเนินงาน
ทีมงานผู้รับผิดชอบ
ทีมงานผู้รับผิชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คน จะดำรงตำแหน่งเนื่องจาก โครงการพัฒนาระบบการจัดการทางการตลาด ดังต่อไปนี้
1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (ผู้บริหารโครงการ) ได้แก่ หัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนการเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์จำนวน 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับ (Feedback) จากผู้ใช้ระบบ
ทีมงานผู้รับผิชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คน จะดำรงตำแหน่งเนื่องจาก โครงการพัฒนาระบบการจัดการทางการตลาด ดังต่อไปนี้
1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (ผู้บริหารโครงการ) ได้แก่ หัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนการเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์จำนวน 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับ (Feedback) จากผู้ใช้ระบบ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป้าหมาย
นำโครงการส่งเสริมการขาย มาใช้งานภายในบริษัท ประมาณเดือนธันวาคม 2552
วัตถุประสงค์
1. เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและน่าเชื่อถือแก่ลูกค้าให้มากยิ่งขึ้น
2. เพื่อให้การซื้อขายสินค้ามีความถูกต้อง และสะดวกมากขึ้น
3. เพื่อการบริการที่ดีขึ้น
4. เพื่อการค้นหาข้อมูลที่รวดเร็วยิ่งขึ้น
ขอบเขตของระบบ
โครงการส่งเสริมการขาย ได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัทซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบโดยดำเนินงานต่อไปนี้
1.เป็นระบบที่ใช้งานได้ง่าย
2.ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ
3.เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
ปัญหาของระบบเดิม
1. ระบบการทำงานของบริษัทจะใช้กระดาษเป็นเอกสารสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณในการสั่งซื้อกระดาษ แฟ้มจัดเก็บเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร รวมทั้งสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ
2. เอกสารสามารถเกิดความเสียหายได้ง่ายเช่น โดนหนูหรือแมลงกัด โดนน้ำหรือความชื้น
3. รายการสินค้ามีมากเกินไป ทำให้พนักงานไม่สามารถจดจำราคาสินค้าได้
ทั้งหมด เพราะไม่มีฐานข้อมูลในการจัดเก็บ
ความต้องการของระบบใหม่
1. การจัดการข้อมูลด้านการขายสามารถกระทำได้ง่ายขึ้น
2. สามารถตรวจสอบข้อมูลการขายสินค้าในแต่ละวันได้
3. การขายสินค้ามีความโปร่งใสมากขึ้น
4. พนักงานทุกคนสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มที่
5. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกับแผนกอื่นได้
ประโยชน์ที่ได้รับจากการพัฒนาระบบใหม่
1. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
2. ทำให้ยอดการขายสินค้าเพิ่มขึ้น
3. มีประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น
4. สะดวกสบายในการตรวจเช็คยอดขาย
5. การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ
6. ลดระยะเวลาในการทำงาน
แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบการให้บริการลูกค้ามีแนวทางการดำเนินงานตามวงจรพัฒนาระบบ System Development Life Cycle : SDLC ในรูปแบบ Adapted Waterfall เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้ว สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3. การวิเคราะห์ระบบ
4. การออกแบบเชิงตรรกะ
5. การออกแบบเชิงกายภาพ
6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7.การซ่อมบำรุงระบบ
ระบบสินเชื่อ
การพัฒนาวงจรระบบสินเชื่อ เพื่อพัฒนาระบบงานปรับปรุงกระบวนการได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น เช่นในการเก็บข้อมูลลูกค้า การจำหน่ายสินค้า การคำนวณ การออกรายงานซึ่งทำให้ความคลาดเคลื่อนและสามารถตรวจสอบจำนวน/วันเวลา/ตารางการชำระเงินได้สะดวกขึ้น ลดความผิดพลาดในเรื่องข้อมูลลูกค้า การชำระเงิน ได้
สรุปการพัฒนาระบบโดยให้หลักของ SDLC.
ขั้นตอนการพัฒนามี 7 ขั้นตอนมีดั้งนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection)
เริ่มจากการที่ผู้บริหารขององค์กรหรือบุคลากรมีความต้องการที่จะพัฒนาระบบงาน จึงได้มีการแต่งตั้งกลุ่มบุคคลเพื่อค้นหาโครงการที่เห็นสมควรว่าควรได้รับการพัฒนา จากกิจกรรมการค้นหาโครงการนี้ ส่งผลให้เกิดโครงการพัฒนาขึ้นมาหลายโครงการ ผู้บริหารและนักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการจำแนกกลุ่มของโครงการให้เป็นหมวดหมู่อย่างมีหลักเกณฑ์ เช่น จำแนกตามความสำคัญหรือ จำแนกตามผลตอบแทนที่จะได้รับ กิจกรรมสุดท้ายของขั้นตอนนี้จะทำการเลือกโครงการที่เหมาะสมที่สุด และตรงกับวัตถุประสงค์ (Objective) ขององค์กรในสถานการณ์ปัจจุบันมากที่สุด
2.การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning)
เมื่อพิจารณาเลือกโครงการพัฒนาระบบได้แล้ว ขั้นตอนนี้จะรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อเริ่มต้นจัดทำโครงการที่ได้รับอนุมัติโดยเริ่มจากการจัดตั้งทีมงาน เพื่อเตรียมการดำเนินงาน จากนั้นทีมงานดังกล่าวร่วมกันค้นหา สร้างแนวทาง และเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดในการนำระบบใหม่มาใช้งาน เมื่อได้ทางเลือกที่ดีและเหมาะสมที่สุดแล้ว ทีมงานจึงเริ่มวางแผนดำเนินงานโครงการ โดยศึกษาความเป็นไปได้ กำหนดระยะเวลาดำเนินกิจงานแต่ละขั้นตอนและกิจกรรม เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารพิจารณาอนุมัติให้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
เมื่อพิจารณาเลือกโครงการพัฒนาระบบได้แล้ว ขั้นตอนนี้จะรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อเริ่มต้นจัดทำโครงการที่ได้รับอนุมัติโดยเริ่มจากการจัดตั้งทีมงาน เพื่อเตรียมการดำเนินงาน จากนั้นทีมงานดังกล่าวร่วมกันค้นหา สร้างแนวทาง และเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดในการนำระบบใหม่มาใช้งาน เมื่อได้ทางเลือกที่ดีและเหมาะสมที่สุดแล้ว ทีมงานจึงเริ่มวางแผนดำเนินงานโครงการ โดยศึกษาความเป็นไปได้ กำหนดระยะเวลาดำเนินกิจงานแต่ละขั้นตอนและกิจกรรม เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารพิจารณาอนุมัติให้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
3.การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของระบบเดิมเพื่อหาปัญหาที่เกิดขึ้น รวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบแล้วนำความต้องการเหล่านั้นมาศึกษาและวิเคราะห์เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว ด้วยการใช้แบบจำลองต่าง ๆ ช่วยในการวิเคราะห์เริ่มจากทำการศึกษาถึงขั้นตอนการดำเนินงานของระบบเดิมหรือระบบปัจจุบันว่าเป็นไปอย่างไรบ้าง ปัญหาที่เกิดขึ้นคืออะไร หลังจากนั้นจึงรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ โดยอาจจะมีการใช้เทคนิคในการเก็บรวบรวมข้อมูล เช่น การออกแบบสอบถาม การสัมภาษณ์
ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของระบบเดิมเพื่อหาปัญหาที่เกิดขึ้น รวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบแล้วนำความต้องการเหล่านั้นมาศึกษาและวิเคราะห์เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว ด้วยการใช้แบบจำลองต่าง ๆ ช่วยในการวิเคราะห์เริ่มจากทำการศึกษาถึงขั้นตอนการดำเนินงานของระบบเดิมหรือระบบปัจจุบันว่าเป็นไปอย่างไรบ้าง ปัญหาที่เกิดขึ้นคืออะไร หลังจากนั้นจึงรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ โดยอาจจะมีการใช้เทคนิคในการเก็บรวบรวมข้อมูล เช่น การออกแบบสอบถาม การสัมภาษณ์
4.การออกแบบระบบเชิงตรรกะ (Logical
Design)
เป็นขั้นตอนในการออกแบบลักษณะการทำงานของระบบ โดยการออกแบบในเชิงตรรกะนี้ยังไม่ได้มีการระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เพียงแต่กำหนดถึงลักษณะของรูปแบบรายงานที่เกิดจากการทำงานของระบบ ลักษณะของการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบ ขั้นตอนการออกแบบเชิงตรรกะจะสัมพันธ์และเชื่อมโยงกับขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบเป็นอย่างมาก เนื่องจากอาจจะมีการนำแผนภาพที่แสดงถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบที่ได้จาก ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบมากทำการแปลงเพื่อให้ได้ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (System Design Specification) ที่สามารถนำไปเขียนโปรแกรมได้สะดวกขึ้น เช่น การออกแบบส่วนนำเข้าข้อมูล และผลลัพธ์นั้นต้องอาศัยข้อมูลที่เป็น Data Flow ที่ปรากฏอยู่บนแผนภาพกระแสข้อมูลในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ
เป็นขั้นตอนในการออกแบบลักษณะการทำงานของระบบ โดยการออกแบบในเชิงตรรกะนี้ยังไม่ได้มีการระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เพียงแต่กำหนดถึงลักษณะของรูปแบบรายงานที่เกิดจากการทำงานของระบบ ลักษณะของการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบ ขั้นตอนการออกแบบเชิงตรรกะจะสัมพันธ์และเชื่อมโยงกับขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบเป็นอย่างมาก เนื่องจากอาจจะมีการนำแผนภาพที่แสดงถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบที่ได้จาก ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบมากทำการแปลงเพื่อให้ได้ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (System Design Specification) ที่สามารถนำไปเขียนโปรแกรมได้สะดวกขึ้น เช่น การออกแบบส่วนนำเข้าข้อมูล และผลลัพธ์นั้นต้องอาศัยข้อมูลที่เป็น Data Flow ที่ปรากฏอยู่บนแผนภาพกระแสข้อมูลในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ
5.ขั้นตอนการออกแบบระบบเชิงกายภาพ (Physical Design)
เป็นขั้นตอนที่ระบุถึงลักษณะการทำงานของระบบทางกายภาพหรือทางเทคนิค โดยระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาที่จะนำมาเขียนโปรแกรม ฐาน ข้อมูล ระบบปฏิบัติการ และระบบเครือข่ายที่เหมาะสมกับระบบ สิ่งที่ได้จากขั้นตอนการออกแบบทางกายภาพนี้จะเป็นข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (System Design Specification) เพื่อส่งมอบให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อใช้เขียนโปรแกรมตามลักษณะการทำงานของระบบที่ได้ออกแบบและกำหนดไว้
ทั้งนี้ในการออกแบบที่นอกเหนือจากที่กล่าวมานี้ ขึ้นอยู่กับระบบขององค์กรว่าจะต้องมีการเพิ่มเติมรายละเอียดส่วนใดบ้าง แต่ควรจะมีการออกแบบระบบความปลอดภัยในการใช้ระบบด้วย โดยการกำหนดสิทธิในการใช้งานข้อมูลที่อยู่ในระบบของผู้ใช้ตามลำดับความสำคัญ เพื่อป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบอาจจะมีการตรวจสอบความถึงพอใจในรูปแบบและลักษณะการทำงานที่ออกแบบไว้ โดยอาจจะมีการสร้างตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อให้ผู้ใช้ได้ทดลองใช้งาน
เป็นขั้นตอนที่ระบุถึงลักษณะการทำงานของระบบทางกายภาพหรือทางเทคนิค โดยระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาที่จะนำมาเขียนโปรแกรม ฐาน ข้อมูล ระบบปฏิบัติการ และระบบเครือข่ายที่เหมาะสมกับระบบ สิ่งที่ได้จากขั้นตอนการออกแบบทางกายภาพนี้จะเป็นข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (System Design Specification) เพื่อส่งมอบให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อใช้เขียนโปรแกรมตามลักษณะการทำงานของระบบที่ได้ออกแบบและกำหนดไว้
ทั้งนี้ในการออกแบบที่นอกเหนือจากที่กล่าวมานี้ ขึ้นอยู่กับระบบขององค์กรว่าจะต้องมีการเพิ่มเติมรายละเอียดส่วนใดบ้าง แต่ควรจะมีการออกแบบระบบความปลอดภัยในการใช้ระบบด้วย โดยการกำหนดสิทธิในการใช้งานข้อมูลที่อยู่ในระบบของผู้ใช้ตามลำดับความสำคัญ เพื่อป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบอาจจะมีการตรวจสอบความถึงพอใจในรูปแบบและลักษณะการทำงานที่ออกแบบไว้ โดยอาจจะมีการสร้างตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อให้ผู้ใช้ได้ทดลองใช้งาน
6.การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)
เป็นขั้นตอนในการนำข้อมูลเฉพาะของการออกแบบมาทำการเขียนโปรแกรมเพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะ และรูปแบบต่าง ๆ ที่ได้กำหนดไว้ หลังจากเขียนโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์จะต้องทำการทดสอบโปรแกรม ตรวจสอบหาข้อผิดพลาดของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมา และสุดท้ายคือการติดตั้งระบบไม่ว่าจะเป็นระบบใหม่หรือเป็นการพัฒนาระบบเดิมที่มีอยู่แล้ว โดยทำการติดตั้งตัวโปรแกรม ติดตั้งอุปกรณ์พร้อมทั้งจัดทำคู่มือและจัดเตรียมหลักสูตรอบรมให้แก่ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งจัดทำคู่มือประกอบการใช้โปรแกรม จัดหลักสูตรฝึกอบรมผู้ใช้ระบบและคอยช่วยเหลือในระหว่างการทำงาน
เป็นขั้นตอนในการนำข้อมูลเฉพาะของการออกแบบมาทำการเขียนโปรแกรมเพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะ และรูปแบบต่าง ๆ ที่ได้กำหนดไว้ หลังจากเขียนโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์จะต้องทำการทดสอบโปรแกรม ตรวจสอบหาข้อผิดพลาดของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมา และสุดท้ายคือการติดตั้งระบบไม่ว่าจะเป็นระบบใหม่หรือเป็นการพัฒนาระบบเดิมที่มีอยู่แล้ว โดยทำการติดตั้งตัวโปรแกรม ติดตั้งอุปกรณ์พร้อมทั้งจัดทำคู่มือและจัดเตรียมหลักสูตรอบรมให้แก่ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งจัดทำคู่มือประกอบการใช้โปรแกรม จัดหลักสูตรฝึกอบรมผู้ใช้ระบบและคอยช่วยเหลือในระหว่างการทำงาน
7.ขั้นตอนการซ่อมบำรุงระบบ (System Maintenance)
เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรพัฒนาระบบ (SDLC) หลังจากระบบใหม่ได้เริ่มดำเนินการ ผู้ใช้ระบบอาจจะพบกับปัญหาที่เกิดขึ้นเนื่องจากความไม่คุ้นเคยกับระบบใหม่ และค้นพบวิธีการ แก้ไขปัญหานั้นเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้เอง ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์จะต้องคอยแก้ไขและเปลี่ยนแปลงระบบที่ทำการพัฒนาขึ้นจนกว่าจะเป็นที่พอใจของผู้ใช้ระบบมากที่สุด ปัญหาที่ผู้ใช้ระบบค้นพบระหว่างการดำเนินงานนั้นเป็นผลดีในการทำให้ระบบใหม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากผู้ใช้ระบบเป็นผู้ที่เข้าใจในการทำงานทางธุรกิจเป็นอย่างดี
เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรพัฒนาระบบ (SDLC) หลังจากระบบใหม่ได้เริ่มดำเนินการ ผู้ใช้ระบบอาจจะพบกับปัญหาที่เกิดขึ้นเนื่องจากความไม่คุ้นเคยกับระบบใหม่ และค้นพบวิธีการ แก้ไขปัญหานั้นเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้เอง ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์จะต้องคอยแก้ไขและเปลี่ยนแปลงระบบที่ทำการพัฒนาขึ้นจนกว่าจะเป็นที่พอใจของผู้ใช้ระบบมากที่สุด ปัญหาที่ผู้ใช้ระบบค้นพบระหว่างการดำเนินงานนั้นเป็นผลดีในการทำให้ระบบใหม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากผู้ใช้ระบบเป็นผู้ที่เข้าใจในการทำงานทางธุรกิจเป็นอย่างดี
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานขาย มีดังต่อไปนี้
1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
3.ประมาณการใช้งบประมาณ
4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน10 เครื่อง
3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 3 เครื่อง
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานขาย มีดังต่อไปนี้
1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
3.ประมาณการใช้งบประมาณ
4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน10 เครื่อง
3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 3 เครื่อง
3. ประมาณการใช้งบประมาณ
4. ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการส่งเสริมการขาย จะใช้เวลาประมาณ 2 เดือนจากเดือนสิงหาคม 2553 ถึงเดือนกันยายน 2553 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบของบริษัท
ระยะเวลาดำเนินงาน
• จำนวนวันที่ทีมงานต้องดำเนินงานไม่รวมวันหยุด อาทิตย์ละ 6 วัน
• จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนาระบบบริษัททัวร์
ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบ และได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงาน จะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- AccPac เพื่องานบัญชี
- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า
2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้
3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 2 เดือน ตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2553 ถึง เดือนกันยายน 2553 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท
ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการส่งเสริมการขาย จะใช้เวลาประมาณ 2 เดือนจากเดือนสิงหาคม 2553 ถึงเดือนกันยายน 2553 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบของบริษัท
ระยะเวลาดำเนินงาน
• จำนวนวันที่ทีมงานต้องดำเนินงานไม่รวมวันหยุด อาทิตย์ละ 6 วัน
• จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนาระบบบริษัททัวร์
ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบ และได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงาน จะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- AccPac เพื่องานบัญชี
- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า
2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้
3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 2 เดือน ตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2553 ถึง เดือนกันยายน 2553 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
การกำหนดความต้องการของระบบ
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
• ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
................บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการฝ่ายบัญชี” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีกาจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการฝ่ายบัญชีมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม อีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล
เมื่อโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
• ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
................บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการฝ่ายบัญชี” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีกาจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการฝ่ายบัญชีมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม อีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล
ตัวอย่างแบบสอบถาม
- ตัวอย่างแบบสอบถามของฝ่ายการขาย
- ตัวอย่างแบบสอบถามของฝ่ายการขาย
- ตัวอย่างแบบสอบถามของฝ่ายการบัญชี
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
2. ความต้องการในระบบใหม่
3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงายของระบบเดิม
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย
1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows
Server 2003
1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 10 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP
และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2003
- ฝ่ายการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณ
ยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
- ฝ่ายบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccPcc และใช้
Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินค่างวด และพิมพ์ใบเสร็จค่างวด
- ฝ่ายคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า
1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง
2. ความต้องการในระบบใหม่
2.1 คำนวณค่างวดอัตโนมัติ
2.2 สามารถแจ้งเตือนเมื่อมีการขาดส่งเงินค่างวดเกินกำหนดได้อัตโนมัติ
2.3 สามารถคำนวณยอดเงินทั้งหมดที่ส่งแล้ว และยอดเงินค้างชำระคงเหลือ
2.4 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
2. ความต้องการในระบบใหม่
3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงายของระบบเดิม
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย
1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows
Server 2003
1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 10 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP
และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2003
- ฝ่ายการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณ
ยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
- ฝ่ายบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccPcc และใช้
Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินค่างวด และพิมพ์ใบเสร็จค่างวด
- ฝ่ายคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า
1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง
2. ความต้องการในระบบใหม่
2.1 คำนวณค่างวดอัตโนมัติ
2.2 สามารถแจ้งเตือนเมื่อมีการขาดส่งเงินค่างวดเกินกำหนดได้อัตโนมัติ
2.3 สามารถคำนวณยอดเงินทั้งหมดที่ส่งแล้ว และยอดเงินค้างชำระคงเหลือ
2.4 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงานของระบบเดิม
ใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษี
ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จังได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
4. การจัดทำรายงานมีความสะดวกรวดเร็วขึ้น
5. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าว สามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้
1. ระบบการส่งเสริมการขาย จะสร้างความเชื่อมั่น และกระตุ้นการตลาด มุ่งสู่ผู้บริโภค และเป็นการสนับสนุนให้เกิดแรงจูงใจในการซื้อสินค้ากับทางบริษัท
2. ระบบสินเชื่อ เป็นระบบที่ทำการคำนวณค่างวดและค่าติดตามการค้างชำระค่างวด สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าแบบเงินผ่อน
3. ระบบตรวจเช็คสินค้า เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้า รวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า ว่าสินค้าประเภทไหน เหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลน
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จังได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
4. การจัดทำรายงานมีความสะดวกรวดเร็วขึ้น
5. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าว สามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้
1. ระบบการส่งเสริมการขาย จะสร้างความเชื่อมั่น และกระตุ้นการตลาด มุ่งสู่ผู้บริโภค และเป็นการสนับสนุนให้เกิดแรงจูงใจในการซื้อสินค้ากับทางบริษัท
2. ระบบสินเชื่อ เป็นระบบที่ทำการคำนวณค่างวดและค่าติดตามการค้างชำระค่างวด สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าแบบเงินผ่อน
3. ระบบตรวจเช็คสินค้า เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้า รวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า ว่าสินค้าประเภทไหน เหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลน
Context Diagram
Context Diagram ระบบสินเชื่อ
อธิบาย
Context Diagram
จาก Context Diagram ของระบบสินเชื่อ ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน แหล่งสินค้า ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบสินเชื่อนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้
1. ลูกค้า
- ชำระค่างวดเข้าสู่ระบบ
- ภายในระบบจะมีขั้นตอนต่าง ๆ ในการคำนวณยอดชำระค่าสินค้า จากนั้นระบบจะทำการแจ้งจำนวนงวดที่ต้องชำระเงิน และยอดเงินรวมทั้งหมดให้ลูกค้าทราบ
2. พนักงาน
- เมื่อได้รับการชำระค่างวดจากลูกค้า ภายในระบบมีขั้นตอนการคำนวณยอดการชำระเงิน และยอดเงินรวมทั้งหมด โดยการคำนวณจากพนักงานเบื้องต้นเพื่อบันทึกข้อมูลยอดการชำระเงินของลงสู่ระบบ
- ในการเก็บข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าแต่ละครั้ง พนักงานขายสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับค่างวดต่อเดือนที่ลูกค้าจะต้องชำระในแต่ละเดือน และยอดเงินดาวน์ของลูกค้าได้จากทางหน้าจอ
3. ผู้จัดการ
- ได้รับรายงานผลทางการเงินที่ลูกค้าทั้งหมดนำส่งในแต่ละเดือน
จาก Context Diagram ของระบบสินเชื่อ ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน แหล่งสินค้า ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบสินเชื่อนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้
1. ลูกค้า
- ชำระค่างวดเข้าสู่ระบบ
- ภายในระบบจะมีขั้นตอนต่าง ๆ ในการคำนวณยอดชำระค่าสินค้า จากนั้นระบบจะทำการแจ้งจำนวนงวดที่ต้องชำระเงิน และยอดเงินรวมทั้งหมดให้ลูกค้าทราบ
2. พนักงาน
- เมื่อได้รับการชำระค่างวดจากลูกค้า ภายในระบบมีขั้นตอนการคำนวณยอดการชำระเงิน และยอดเงินรวมทั้งหมด โดยการคำนวณจากพนักงานเบื้องต้นเพื่อบันทึกข้อมูลยอดการชำระเงินของลงสู่ระบบ
- ในการเก็บข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าแต่ละครั้ง พนักงานขายสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับค่างวดต่อเดือนที่ลูกค้าจะต้องชำระในแต่ละเดือน และยอดเงินดาวน์ของลูกค้าได้จากทางหน้าจอ
3. ผู้จัดการ
- ได้รับรายงานผลทางการเงินที่ลูกค้าทั้งหมดนำส่งในแต่ละเดือน
Dataflow
Diagram
Dataflow Diagram Level 0
อธิบาย
Dataflow Diagram Level 0
...... จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 2 ขั้นตอน ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ที่รวบรวมมาได้ สำหรับการคำนวณค่างวดเกี่ยวข้องกับรายได้ของบริษัท ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. Process 1.0 การขาย เป็นระบบที่จัดการกับลูกค้าในเรื่องของการแนะนำและการสั่งซื้อสินค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าเข้ามา จะผ่านขั้นตอนภายในเพื่อตรวจสอบราคาสินค้าที่สั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าแล้วแจ้งราคาสินค้าให้แก่ลูกค้าทราบ จากนั้นระบบก็จะทำการจัดเก็บข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าลงในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าดังกล่าว
- หลังจากมีการสั่งซื้อสินค้าเสร็จเรียบร้อยแล้วระบบก็จะทำการออกใบสั่งซื้อสินค้าให้กับลูกค้า
- เมื่อระบบได้รับการชำระค่าสินค้าด้วยเงินสดจากลูกค้า ระบบก็จะส่งใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า
2. Process 2.0 ระบบสินเชื่อ เป็นระบบจัดการเกี่ยวกับข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าทั้งหมด สมารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- เมื่อลูกค้ามีการชำระค่าสินค้าเป็นเงินผ่อน จะผ่านระบบสินเชื่อเพื่อทำการเก็บรวบรวมรายละเอียดของลูกค้าที่ต้องการซื้อสินค้านั้น เพื่อตรวจสอบกำลังในการซื้อ
- จากนั้นระบบจะแสดงค่างวดต่อเดือนให้พนักงานทราบ โดยพนักงานจะเป็นผู้บันทึกข้อมูลในการชำระเงินของลูกค้า เข้าไปในระบบสินเชื่อ
- เมื่อระบบได้รับการชำระค่าสินค้าจากลูกค้าแล้ว ก็จะนำข้อมูลการชำระเงินไปเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลการชำระเงิน
3. Process 3.0 บัญชี เป็นระบบที่จัดการดูแลเกี่ยวกับเรื่องการเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- ระบบจะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการชำระเงินซึ่งมาจากการชำระค่าสินค้าของลูกค้าไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินสด หรือการผ่อนจ่าย เพื่อดูสถานะทางการเงินของบริษัท
- จากนั้นระบบจะนำข้อมูลดังกล่าวไปเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลทางการเงิน เพื่อรวบรวมข้อมูลรายรับรายจ่ายของบริษัททั้งหมดแล้วจัดทำสรุปยอดกำไร-ขาดทุนต่อไป
- ผู้จัดการสามารถเรียกดูข้อมูลทางการเงินได้จากแฟ้มข้อมูลทางการเงิน
...... จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 2 ขั้นตอน ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ที่รวบรวมมาได้ สำหรับการคำนวณค่างวดเกี่ยวข้องกับรายได้ของบริษัท ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. Process 1.0 การขาย เป็นระบบที่จัดการกับลูกค้าในเรื่องของการแนะนำและการสั่งซื้อสินค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าเข้ามา จะผ่านขั้นตอนภายในเพื่อตรวจสอบราคาสินค้าที่สั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าแล้วแจ้งราคาสินค้าให้แก่ลูกค้าทราบ จากนั้นระบบก็จะทำการจัดเก็บข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าลงในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าดังกล่าว
- หลังจากมีการสั่งซื้อสินค้าเสร็จเรียบร้อยแล้วระบบก็จะทำการออกใบสั่งซื้อสินค้าให้กับลูกค้า
- เมื่อระบบได้รับการชำระค่าสินค้าด้วยเงินสดจากลูกค้า ระบบก็จะส่งใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า
2. Process 2.0 ระบบสินเชื่อ เป็นระบบจัดการเกี่ยวกับข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าทั้งหมด สมารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- เมื่อลูกค้ามีการชำระค่าสินค้าเป็นเงินผ่อน จะผ่านระบบสินเชื่อเพื่อทำการเก็บรวบรวมรายละเอียดของลูกค้าที่ต้องการซื้อสินค้านั้น เพื่อตรวจสอบกำลังในการซื้อ
- จากนั้นระบบจะแสดงค่างวดต่อเดือนให้พนักงานทราบ โดยพนักงานจะเป็นผู้บันทึกข้อมูลในการชำระเงินของลูกค้า เข้าไปในระบบสินเชื่อ
- เมื่อระบบได้รับการชำระค่าสินค้าจากลูกค้าแล้ว ก็จะนำข้อมูลการชำระเงินไปเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลการชำระเงิน
3. Process 3.0 บัญชี เป็นระบบที่จัดการดูแลเกี่ยวกับเรื่องการเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- ระบบจะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการชำระเงินซึ่งมาจากการชำระค่าสินค้าของลูกค้าไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินสด หรือการผ่อนจ่าย เพื่อดูสถานะทางการเงินของบริษัท
- จากนั้นระบบจะนำข้อมูลดังกล่าวไปเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลทางการเงิน เพื่อรวบรวมข้อมูลรายรับรายจ่ายของบริษัททั้งหมดแล้วจัดทำสรุปยอดกำไร-ขาดทุนต่อไป
- ผู้จัดการสามารถเรียกดูข้อมูลทางการเงินได้จากแฟ้มข้อมูลทางการเงิน
ระบบการขาย
ขั้นตอนการทำงานของระบบจัดการสินเชื่อ มีดังนี้
1. คลิกที่ไอคอน Internet Explorer หน้า Desktop
Diagram Level 1 of
Process 1.0
อธิบาย
Dataflow Diagram Level 1 of Process
1.0
........Process 1.0 ระบบการขาย มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 ขั้นตอนหรือ 3 Process ดังนี้
1. Process 1.1 สอบถามราคาสินค้า
- กรณีที่ลูกค้าได้ทำการส่งรายการสินค้าที่ต้องการ ระบบก็จะทำการดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าออกมาตรวจสอบราคาสินค้าและแสดงข้อมูลให้แก่ลูกค้าทราบ
- เมื่อลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้าจากนั้นทำการส่งรายการสินค้าที่สั่งซื้อไปยังขั้นตอนต่อไป
2. Process 1.2 จัดเตรียมสินค้า
- เมื่อรับรายการสินค้าที่สั่งซื้อมาจากขั้นตอนสอบถามราคาสินค้าแล้ว ก็จะเข้ากระบวนการจัดเตรียมสินค้าให้พร้อมรอส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้า
3. Process 1.3 ออกใบเสร็จ
- เมื่อทำการส่งมอบสินค้าและลูกค้าได้จ่ายยอดชำระค่าสินค้าเรียบร้อยแล้ว ก็จะทำการออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า
........Process 1.0 ระบบการขาย มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 ขั้นตอนหรือ 3 Process ดังนี้
1. Process 1.1 สอบถามราคาสินค้า
- กรณีที่ลูกค้าได้ทำการส่งรายการสินค้าที่ต้องการ ระบบก็จะทำการดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าออกมาตรวจสอบราคาสินค้าและแสดงข้อมูลให้แก่ลูกค้าทราบ
- เมื่อลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้าจากนั้นทำการส่งรายการสินค้าที่สั่งซื้อไปยังขั้นตอนต่อไป
2. Process 1.2 จัดเตรียมสินค้า
- เมื่อรับรายการสินค้าที่สั่งซื้อมาจากขั้นตอนสอบถามราคาสินค้าแล้ว ก็จะเข้ากระบวนการจัดเตรียมสินค้าให้พร้อมรอส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้า
3. Process 1.3 ออกใบเสร็จ
- เมื่อทำการส่งมอบสินค้าและลูกค้าได้จ่ายยอดชำระค่าสินค้าเรียบร้อยแล้ว ก็จะทำการออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า
ระบบสินเชื่อ
Dataflow Diagram Level 1 of Process 3.0
อธิบาย
Dataflow Diagram Level 1 of Process
3.0
Process 3.0 ระบบสินเชื่อ ขั้นการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 ขั้นตอนหรือ 2 Process ดังนี้
1. Process 3.1 รวบรวมข้อมูล เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินของแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อจะนำมาจัดทำยอดสรุป โดย
- ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการชำระเงินของแต่ละเดือน รวบรวมมาเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลทางการเงินจนครบรอบบัญชี (ระยะเวลา 1 ปี) ถึงทำการปิดบัญชี
2. Process 3.2 ออกรายงาน เป็นการสรุปยอดผลกำไร โดย
- ดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลทางการเงินที่เก็บรวบรวมจนครบรอบบัญชี มาทำการสรุปผลรายรับของบริษัท
- จากนั้นทำการออกรายงานผลสรุปยอดการเงินเสนอให้ผู้จัดการรับทราบรายรับของบริษัท
Process 3.0 ระบบสินเชื่อ ขั้นการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 ขั้นตอนหรือ 2 Process ดังนี้
1. Process 3.1 รวบรวมข้อมูล เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินของแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อจะนำมาจัดทำยอดสรุป โดย
- ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการชำระเงินของแต่ละเดือน รวบรวมมาเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลทางการเงินจนครบรอบบัญชี (ระยะเวลา 1 ปี) ถึงทำการปิดบัญชี
2. Process 3.2 ออกรายงาน เป็นการสรุปยอดผลกำไร โดย
- ดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลทางการเงินที่เก็บรวบรวมจนครบรอบบัญชี มาทำการสรุปผลรายรับของบริษัท
- จากนั้นทำการออกรายงานผลสรุปยอดการเงินเสนอให้ผู้จัดการรับทราบรายรับของบริษัท
ER-Model
ตาราง tb_admin
ตาราง tb_cal
ตาราง tbl_customer
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
รูปแบบโปรแกรมและขั้นตอนการทำงาน
ขั้นตอนการทำงานของระบบจัดการสินเชื่อ มีดังนี้
1. คลิกที่ไอคอน Internet Explorer หน้า Desktop
รูปที่
1 แสดงขั้นตอนการเลือกใช้งานระบบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น